Правила и условия участия в стоматологическом салоне, базовые цены.

Основные правила и условия участия (далее "Правила и условия") в Международном специализированном стоматологическом салоне «Киев стоматологический» (далее выставка) регламентируют общий порядок организации и проведение выставки ООО "Содевком" (далее Организатор), правовые отношения между Организатором и предприятиями - участниками выставки (далее Экспонент), взаимные права и обязанности, которые складываются в процессе подготовки и проведение выставки.

Место проведения

Президент готель "Киевский". Адрес: Украина, 01023 г. Киев, ул. Госпитальная , 12. Проезд: ст. Метро: "Дворец спорта".

График монтажа, демонтажа и работы выставки

Монтаж и заезд экспонентов: 26 сентября 2007 г. С 14:00 до 20:00.

Работа выставки:

 - 27 сентября 2007 г. С 8:00 до 18:00

 - 28 сентября 2007 г. С 8:00 до 17:00

Демонтаж и выезд экспонентов: 28 сентября с 17:00 до 24:00

Экспонент должен прибыть на выставку для монтажа экспозиции в срок, указанный в "Правилах и условиях" участия в выставке, и оборудовать свой стенд к моменту официального открытия выставки.

При прибытии на выставку Экспонент обязан обратиться к представителям Организатора и осуществить все необходимые формальности по регистрации участия в выставке.

Вся дальнейшая работа экспозиции Экспонента и контакты с Организатором происходят через ответственное лицо, назначенное Экспонентом.

Регистрация

Регистрация участника выставки - Экспонента - происходит после подачи Заявки на участие в Оргкомитет выставки.

Предварительно Организатор предоставляет Экспоненту эти "Правила и условия", которые есть неотъемлемой частью Договора, Заявку на участие и комплект других документов, установленных Организатором формы.

Экспонент обязуется не позднее 10 сентября 2007 г., что есть сроком завершения приема Заявок на участие в выставке, предоставить Организатору подписанную Заявку на участие, Договор и провести полную оплату заказанных услуг.

В дальнейшем Организатор несет ответственность перед Экспонентом в границах, предусмотренных Заявкой на участие, Договором и этими "Правилами и условиями".

Утверждение места, построение и оформление выставочного стенда

Расположение стенда Экспонента происходит при заключении Договора. Организатор не несет ответственности за возможные следующие изменения в распределении выставочных площадей. Построение выставочного стенда и его  расположение осуществляются согласно  предоставленной Заявке на участие.

Распределение стендов происходит по мере регистрации участников с учетом площади стенда.

Экспонент не имеет права самостоятельно перестраивать выставочный стенд без согласования с Организатором.  В случае если Экспонент изъявил желание осуществить дополнительное переоборудование стенда после заезда на выставку, он подает Организатору дополнительную Заявку на перестройку выставочного стенда. Возможность выполнения и условия оплаты таких работ согласовываются с Организатором.

При оформлении стенда ни один элемент конструкции или экспонат на стенде не должен выходить за пределы арендованной выставочной площади. Другое будет рассматриваться как реклама за пределами заказанной площади и должно согласовываться с Организатором дополнительно. Высота стенда Экспонента не может превышать 2,5 м, большую высоту или двухэтажные стенды должны согласовываться с Организатором.

Экспонент имеет право оформлять экспозицию после прохождения регистрации в присутствия лица, ответственного за работу Экспонента на выставке.

Программа мероприятий во время работы выставки

Среди обязательных мероприятий работы выставки есть пресс-конференция и официальный прием. Возможно проведение других факультативных мероприятий, которые определяются Организатором. Экспонент имеет право самостоятельно проводить сопутствующие мероприятия работы выставки при обязательном согласовании с Организатором.

Для участия в официальном приеме выдается отдельное приглашение для любого Экспонента в соответствии со стоимостью оплаченной аренды выставочных площадей. Экспонент имеет право дополнительно приобрести у Организатора приглашения на официальный прием.

В пресс-конференции принимают участие представители Организатора и журналисты, аккредитированные на выставке. Участие других лиц в пресс-конференции возможно только при согласовании с Организатором.

Во время проведения стоматологической выставки посетители и участники смогут посетить кафе и бары, которые будут работать соответственно регламенту работы выставки, воспользоваться средствами связи (телефон, факс), оргтехникой.

Формы участия и стоимость услуг

Формы участия: со стендом, экспозиционное место, заочное участие.

* Специальный тариф возможен для предприятий: коллективных членов АСУ, отечественных производителей стоматологических товаров, партнеров, спонсоров.

Оплата осуществляется в соответствии со счетом, предоставленным ООО "СОДЕВКОМ", не позднее, чем за 20 дней до начала выставки. 

Все цены указаны в евро с учетом налога  на рекламу и  НДС.

Оплата принимается в гривнах по курсу НБУ.

С иностранными предприятиями в евро и долларах США.

В стоимость оборудованной выставочной площади входят: стоимость услуг по предоставлению выставочной площади, типичный набор оборудования стенда, общая реклама выставки, пропуска на выставку, подключение и использование электроэнергии на стендах, согласование и выполнение мероприятий электро- и противопожарной безопасности, приглашение (один билет на 1 м² площади стенда), охрана экспозиции выставки в нерабочее время, освещение, вентиляция, коммунальные услуги, уборка, участие в мероприятиях (пресс-конференции и официальном приеме).

Для удобства Организатор предлагает выставочные площади, разделенные на модули:

Комплектность унифицированных модулей (м²)

В зависимости от типа выставочной площади применяются следующие коэффициенты увеличения стоимости:

- две открытых стороны стенда -  на 1,2;

- три открытых стороны стенда -  на 1,3;

- четыре открытых стороны стенда -  на 1,4.

Заказ дополнительных услуг на период выставки (см. таблицу 1)

Во время выставки возможно провести презентацию, семинар, круглый стол, фуршет или др. Стоимость с необходимым демонстрационным оборудованием обсуждается с Организатором. Желательно подать информацию за месяц до дня открытия выставки.

Оплата участия в выставке

Экспонент должен осуществить полную оплату выставочной площади, организационного взноса, заказанного дополнительного оборудования и услуг в сроки, обусловленные Договором (не позднее, чем за 25 дней до начала работы выставки).

Оплата дополнительных услуг, заказанных на выставке, должна быть проведена до последнего дня закрытия выставки. В последний день работы выставки сторонами составляется и подписывается Акт выполненных работ. Данный Акт является неотъемлемой частью Договора между Организатором и Экспонентом. Экспонент обязуется предоставить своему ответственному лицу по работе на выставке необходимые полномочия (доверенность) для подписания вышеупомянутого Акта.

Стоимость всех видов услуг, связанных с участием в выставке, подается Организатором в евро, при этом указанные цены учитывают все налоги.

Оплата принимается в гривнах по курсу НБУ на расчетный счет Организатора. С иностранными предприятиями - в евро и долларах США.

По договоренности возможны другие формы оплаты.

Затраты на банковский перевод оплачиваются Экспонентом.

Отказ от участия в выставке

Экспонент имеет право отказаться от участия в выставке, предупредив об этом Организатора в письменной форме не позднее срока официального приема заявок на участие в выставке (3 недели). Экспоненту на протяжении двух недель со дня получения отказа от участия в выставке возвращаются все оплаченные им средства за исключением 15% от этой суммы. По желанию Экспонента возможно переоформление участия в выставке на заочную форму без дополнительных оплат.

В случае отказа от участия в выставке после срока официального приема заявок на участие в выставке (3 недели) Экспоненту на протяжении двух недель со дня получения отказа от участия в выставке возвращаются все оплаченные им средства за исключением 60 % от этой суммы. По желанию Экспонента возможно переоформление участия в выставке на заочную форму без дополнительных оплат.

В случае отказа от участия в выставке за 10 дней до начала работы выставки, оплаченная Экспонентом сумма не возвращается.

Организатор имеет право отказать Экспоненту в участии в выставке в таких случаях:

- если Экспонент не выполнил "Правил и условий";

- Организатор на момент приема Заявки не имеет свободных выставочных площадей для удовлетворения потребностей Экспонента;

- задекларированная экспозиция Экспонента не отвечает тематике выставки.

Каталог выставки

Для любого Экспонента есть обязательным предоставить информацию о своем предприятии (согласно Заявке на участие) для публикации в каталоге выставки (формат А5). Стоимость за размещение информации в каталоге является составной частью общей оплаты за участие в выставке. Официальный каталог выставки распространяется бесплатно среди участников конференции, выставки, посетителей выставки, международных выставках в других странах и других мероприятиях Ассоциации стоматологов Украины. По отдельному заказу в каталоге выставки могут быть размещены логотип предприятия, рекламные блоки и другая информация об Экспоненте. Официальный каталог выставки печатается уполномоченным издательством. Организатор не несет ответственности за ошибки издательства.

Размещение рекламы в каталоге выставки

Со-экспоненты

Экспонент не имеет права самостоятельно передавать, менять, делить, сдавать в аренду третьим лицам выставочные площади без согласования с Организатором. За каждое предприятие, которое использует выставочную площадь Экспонента для демонстрации своего оборудования и/или дополнительную надпись на фризе, который является напечатанным, и/или размещение своего персонала на стенде Экспонента, а также публикацию о себе информации в официальном каталоге выставки, Экспонентом должен быть уплаченный специальный взнос - "Взнос за со-экспонента". Экспонент имеет право размещать информацию со-экспонента в официальном каталоге выставки.

Рекламные услуги

Экспонент может осуществлять рекламную деятельность только в пределах своего стенда. Любая другая деятельность Экспонента, его со-экспонентов на территории выставки согласовывается с Организатором в письменной форме с целью обеспечения корректных условий работы для всех Экспонентов выставки. Организатор оставляет за собой право накладывать запрет на проведение несанкционированных рекламных акций. Для заказа провести ту или другую рекламную акцию, необходимо сообщить об этом Организатору в письменной форме.

Охрана экспозиции

Охрана экспозиции осуществляется специализированной организацией, которую определяет Организатор. Охрана осуществляется со дня монтажа и до окончания демонтажа стендов.

Правила сдачи - приема экспонатов каждого Экспонента под охрану будут представлены Экспонентам в день заезда на выставку во время регистрации.

Вход на выставку

Сотрудники Экспонента, внесенные в список сотрудников, работающих на выставке, имеют право входа на выставку ежедневно в рабочие дни за один час до начала работы и два часа после окончания работы выставки. Вход сотрудников Экспонента осуществляется на основе именных бейджей, которые будут выдаваться при регистрации любого из представителей Экспонента. Эти бейджи не могут быть переданы другим лицам.

Вход посетителей на выставку осуществляется по официальным приглашениям и по входным билетам, установленного Организаторами образца, исключительно в рабочее время выставки.

Экспонент имеет право приобрести у организатора необходимое ему количество официальных приглашений, или распространять собственные приглашения при условии обязательного согласования с Организатором.

Работа на выставке

Организатор владеет полной юрисдикцией по отношению всех вопросов, связанных с проведением выставки. Во время работы выставки сотрудники Экспонента обязательно должны находиться на заказанных Экспонентом выставочных площадях.

Пользование выставочным оборудованием. При регистрации ответственное лицо Экспонента подписывает технический паспорт стенда, в котором указывается предоставленное ему в пользование выставочное оборудование. Экспонент несет полную материальную ответственность за это оборудование на арендованной площади. В случае повреждения или потери выставочного оборудования Экспонент обязан возместить убытки Организатору. Экспонент несет полную ответственность за убытки, нанесенные третьей стороне (собственнику помещения, где проходит выставка) во время нахождения на территории выставки: людям, интерьерам здания.

Техника безопасности. Противопожарная безопасность. Санитария. Сотрудники Экспонента несут полную ответственность за соблюдение правил из техники безопасности, противопожарной безопасности и за выполнение санитарно-гигиенических норм в помещении, где проходит выставка. Во время регистрации ответственное лицо Экспонента и его сотрудники будут ознакомлены с "Инструкцией по технике безопасности...".

Уровень шума. Экспонент должен придерживаться правил проведения экспозиционной работы с уровнем шума, который не мешает работе других экспонентов. При поступлении жалоб со стороны других экспонентов на повышенный уровень звука на стенде Экспонента, Организатор имеет право отключить источник звука после одного предупреждения.

Торговля на выставке. Экспонент имеет право осуществлять торговлю со своего выставочного стенда в соответствии с нормами действующего законодательства Украины и при условии обязательного согласования с Организатором.

Завершение работы выставки

После завершения работы выставки Экспонент осуществляет демонтаж своей экспозиции самостоятельно или силами третьих лиц. В последнем случае Экспонент должен сообщить об этом Организатору. Экспонент несет ответственность за работу третьих лиц на своем стенде. Экспонент не имеет права полностью или частично демонтировать свою экспозицию к дате официального закрытия выставки. После завершения демонтажа экспозиции Экспонент обязан возвратить Организатору арендованные выставочные конструкции и оборудование согласно техническому паспорту стенда.

После этого Экспонент получает от Организатора пропуск на право выноса экспонатов с территории выставки. Если Экспонент не осуществил демонтаж экспозиции в определенный срок, Организатор не несет ответственности за дальнейшее ее сохранение.

Таможенные услуги и экспедиция

Организатор через уполномоченную организацию обеспечивает таможенное оформление для временного ввоза на территорию Украины экспозиционных грузов для иностранных предприятий, которые являются экспонентами на основании Заявки на участие.

Все следующие правовые действия по таможенному оформлению, пребывание груза на территории Украины, его вывоз (или другое) происходят между Экспонентом и уполномоченной организацией. Экспонент может сам выбирать себе партнера по указанной процедуре с обязательным предупреждением Организатора.

Страхование

В стоимость участия в выставке, которую оплачивает Экспонент, не входит оплата, связанная со страхованием. Организатор рекомендует на добровольной основе Экспоненту страхование всех рисков, связанных с проведением выставки. Организатор советует обращаться в уполномоченную страховую компанию, где устанавливаются специальные тарифы для страхования на время проведения выставки.

Услуги делового туризма

Все услуги туристического характера: бронирование номеров в отелях, заказ экскурсий, транспортных услуг, визовая поддержка, встреча в аэропорте, заказ авиабилетов, переводчики и тому подобное, Организатор рекомендует заказывать в уполномоченном туристическом агентстве. Организатор не несет ответственности за взаимодействие Экспонента с туристическим агентством. Экспонент имеет право самостоятельно определять организацию, которая предоставляет выше упомянутые услуги. Проблемы с визами, авиабилетами и прочие туристические проблемы не является основанием для разрыва Договора между Организатором и Экспонентом.

Правовые аспекты

Организатор и Экспоненты освобождаются от ответственности в случаях, если невыполнение ими взятых на себя обязательств обусловлено форс-мажорными обстоятельствами. Все споры, которые могут возникнуть между Организатором и Экспонентом, решаются путем переговоров или согласно действующему Законодательству Украины в судебных органах.

Таблица 1