 |
|
 |
|
|
Правила та умови участі у стоматологічному салоні, базові ціни.
Основні правила та умови участі (далі „Правила та умови”) у Міжнародному спеціалізованому стоматологічному салоні „Київ стоматологічний” (далі виставка) регламентують загальний порядок організації та проведення виставки ТОВ „Содевком” (далі Організатор), правові відносини між Організатором та підприємствами – учасниками виставки (далі Експонент), взаємні права та обов’язки, що складаються у процесі підготовки і проведення виставки.
Місце проведення
Президент готель „Київський”. Адреса: Україна, 01023 м. Київ, вул. Госпітальна, 12. Проїзд: ст. Метро: „Палац спорту”.
Графік монтажу, демонтажу та роботи виставки
Монтаж та заїзд експонентів: 24 вересня 2007 р. З 14:00 до 20:00.
Робота виставки:
- 25 вересня 2007 р. З 8:00 до 18:00
- 26 вересня 2007 р. З 8:00 до 17:00
Демонтаж та виїзд експонентів: 26 вересня з 17:00 до 24:00
Експонент повинен прибути на виставку для монтажу експозиції у термін, вказаний в „Правилах та умовах” участі у виставці, і обладнати свій стенд до моменту офіційного відкриття виставки.
При прибутті на виставку Експонент зобов’язаний звернутися до представників Організатора і здійснити всі необхідні формальності по реєстрації участі у виставці.
Вся подальша робота експозиції Експонента та контакти з Організатором відбуваються через відповідальну особу, що призначена Експонентом.
Реєстрація
Реєстрація учасника виставки – Експонента - відбувається після подачі Заявки на участь до Оргкомітету виставки.
Попередньо Організатор надає Експоненту ці „Правила та умови”, що є невід’ємною частиною Договору, Заявку на участь та комплект інших документів, встановленої Організатором форми.
Експонент зобов’язується не пізніше 10 вересня 2007 р., що є терміном завершення прийому Заявок на участь у виставці, надати Організатору підписану Заявку на участь, Договір та провести повну оплату замовлених послуг.
В подальшому Організатор несе відповідальність перед Експонентом в межах, передбачених Заявкою на участь, Договором та цими „Правилами та умовами”.
Затвердження місця, побудова і оформлення виставкового стенду
Розташування стенду Eкспонента відбувається при укладанні Договору. Організатор не несе відповідальності за можливі наступні зміни у розподілі виставкових площ. Побудова виставкового стенду та його розташування здійснюються згідно поданої Заявки на участь.
Розподілення стендів відбувається по мірі реєстрації учасників з урахуванням площі стенду.
Експонент не має права самостійно перебудовувати виставковий стенд без узгодження з Організатором. У випадку, якщо Експонент виявив бажання здійснити додаткове переобладнання стенду після заїзду на виставку, він подає Організатору додаткову Заявку на перебудову виставкового стенду. Можливість виконання і умови оплати таких робіт узгоджуються з Організатором.
При оформленні стенду жоден елемент конструкції або експонат на стенді не повинен виходити за межі орендованої виставкової площі. Інше буде розглядатися як реклама за межами замовленої площі і повинно узгоджуватися з Організатором додатково. Висота стенда Експонента не може перевищувати 2,5 м, більшу висоту або двохповерхові стенди повинні узгоджуватись з Організатором.
Експонент має право оформлювати експозицію після проходження реєстрації в присутності особи, відповідальної за роботу Експонента на виставці.
Програма заходів під час роботи виставки
Серед обов’язкових заходів роботи виставки є прес-конференція та офіційний прийом. Можливе проведення інших факультативних заходів, що визначаються Організатором. Експонент має право самостійно проводити супутні заходи роботи виставки при обов’язковому узгодженні з Організатором.
Для участі в офіційному прийомі видається окреме запрошення для кожного Експонента згідно з вартістю оплаченої оренди виставкових площ. Експонент має право додатково придбати у Організатора запрошення на офіційний прийом.
В прес-конференції беруть участь представники Організатора та журналісти, акредитовані на виставці. Участь інших осіб в прес-конференції можлива тільки за узгодженням з Організатором.
Під час проведення стоматологічної виставки відвідувачі та учасники зможуть відвідати кафе та бари, які будуть працювати відповідно до регламенту роботи виставки, скористатися засобами зв’язку (телефон, факс), оргтехнікою.
Форми участі та вартість на послуги
Форми участі: зі стендом, експозиційне місце, заочна участь.
* Спеціальний тариф можливий для підприємств: колективних членів АСУ, вітчизняних виробників стоматологічних товарів, партнерів, спонсорів.
Оплата здійснюється згідно з рахунком, наданим ТОВ „СОДЕВКОМ”, не пізніше ніж за 20 днів до початку виставки.
Всі ціни вказані в євро з урахуванням податку на рекламу та ПДВ. Оплата приймається в гривнях за курсом НБУ. З іноземними підприємствами в євро та доларах США.
До вартості обладнаної виставкової площі входять: вартість послуг по наданню виставкової площі, типовий набір обладнання стенду, загальна реклама виставки, перепустки на виставку, підключення та використання електроенергії на стендах, узгодження та виконання заходів електро- та протипожежної безпеки, запрошення (один квиток на 1 м2 площі стенду), охорона експозиції виставки в неробочий час, освітлення, вентиляція, комунальні послуги, прибирання, участь у заходах (прес-конференції та офіційному прийомі).
Для зручності Організатор пропонує виставкові площі, розділені на модулі:
Комплектність уніфікованих модулів (м2)
В залежності від типу виставкової площі застосовуються наступні коефіцієнти збільшення вартості:
- дві відкриті сторони стенду – на 1,2;
- три відкриті сторони стенду – на 1,3;
- чотири відкриті сторони стенду – на 1,4.
Замовлення додаткових послуг на період виставки (див. таблицю1)
Під час виставки можливо провести презентацію, семінар, круглий стіл, фуршет або ін. Вартість з необхідним демонстраційним обладнанням обговорюється з Організатором. Бажано подати інформацію за місяць до дня відкриття виставки.
Оплата участі у виставці
Експонент повинен здійснити повну оплату виставкової площі, організаційного внеску, замовленого додаткового обладнання та послуг в терміни, обумовлені Договором (не пізніше ніж за 20 днів до початку роботи виставки).
Оплата додаткових послуг, замовлених на виставці, повинна бути проведена до останнього дня закриття виставки. В останній день роботи виставки сторонами складається та підписується Акт виконаних робіт. Даний Акт становить невід’ємну частину Договору між Організатором та Експонентом. Експонент зобов’язується надати своїй відповідальній особі по роботі на виставці необхідні повноваження (довіреність) для підписання вищезазначеного Акту.
Вартість всіх видів послуг, пов’язаних з участю у виставці, подається Організатором у євро, при цьому вказані ціни враховують всі податки.
Оплата приймається у гривнях за курсом НБУ на розрахунковий рахунок Організатора. З іноземними підприємствами – у євро та доларах США.
За домовленістю можливі інші форми оплати.
Витрати на банківський переказ оплачуються Експонентом.
Відмова від участі у виставці
Експонент має право відмовитися від участі у виставці, повідомивши про це Організатора у письмовій формі не пізніше терміну офіційного прийому заявок на участь у виставці (3 тижні). Експоненту протягом двох тижнів з дня отримання відмови від участі у виставці повертаються всі оплачені ним кошти за винятком 15 % від цієї суми. За бажанням Експонента можливе переоформлення участі у виставці на заочну форму без додаткових оплат.
У випадку відмови від участі у Виставці після терміну офіційного прийому заявок на участь у виставці (3 тижні) Експоненту протягом двох тижнів з дня отримання відмови від участі у виставці повертаються всі оплачені ним кошти за винятком 60 % від цієї суми. За бажанням Експонента можливе переоформлення участі у виставці на заочну форму без додаткових оплат.
У випадку відмови від участі у виставці за 10 днів до початку роботи виставки оплачена Експонентом сума не повертається.
Організатор має право відмовити Експоненту в участі у виставці у таких випадках:
- якщо Експонент не виконав „Правил та умов”;
- Організатор на момент прийому Заявки не має вільних виставкових площ для задоволення потреб Експонента;
- задекларована експозиція Експонента не відповідає тематиці виставці.
Каталог виставки
Для кожного Експонента є обов’язковим надати інформацію про своє підприємство (згідно Заявки на участь) для публікації у каталозі виставки (формат А5). Вартість за розміщення інформації у каталозі є складовою частиною загальної оплати за участь у виставці. Офіційний каталог виставки розповсюджується безкоштовно серед учасників конференції, виставки, відвідувачів виставки, міжнародних виставках в інших країнах та інших заходах Асоціації стоматологів України. За окремим замовленням у каталозі виставки можуть бути розміщені логотип підприємства, рекламні блоки та інша інформація про Експонента. Офіційний каталог виставки друкується уповноваженим видавництвом. Організатор не несе відповідальності за помилки видавництва.
Розміщення реклами в каталозі виставки.
Спів-експоненти
Експонент не має права самостійно передавати, міняти, ділити, здавати в оренду третім особам виставкові площі без узгодження з Організатором. За кожне підприємство, що використовує виставкову площу Експонента для демонстрації свого обладнання та/або додатковий надпис на фризі, що є надрукованим, та/або розміщує свій персонал на стенді Експонента, а також публікує про себе інформацію у офіційному каталозі виставки, Експонентом мусить бути сплачений спеціальний внесок – „Внесок за спів-експонента”. Експонент має право розміщувати інформацію спів-експонента в офіційному каталозі виставки.
Рекламні послуги
Експонент може здійснювати рекламну діяльність тільки у межах свого стенду. Будь-яка інша діяльність Експонента, його спів-експонентів на території виставки узгоджується з Організатором у письмовій формі з метою забезпечення коректних умов роботи для всіх Експонентів виставки. Організатор залишає за собою право накладати заборону на проведення несанкціонованих рекламних акцій. Для замовлення провести ту чи іншу рекламну акцію, необхідно повідомити про це Організатора у письмовій формі.
Охорона експозиції
Охорона експозиції здійснюється спеціалізованою організацією, що визначає Організатор. Охорона здійснюється з дня монтажу та до закінчення демонтажу стендів.
Правила здачі – прийому експонатів кожного Експонента під охорону буде подано для Експонентів в день заїзду на виставку при реєстрації.
Вхід на виставку
Співробітники Експонента, що внесені до списку співробітників, які працюють на виставці, мають право входу на виставку щоденно в Ії робочі дні за одну годину до початку роботи і дві години після закінчення роботи виставки. Вхід співробітників Експонента здійснюється на основі іменних бейджів, які будуть видаватися при реєстрації кожного з представників Експонента. Ці бейджі на мають права бути передані іншім особам.
Вхід відвідувачів на виставку здійснюється за офіційними запрошеннями та за вхідними квитками, встановленого Організаторами зразку, виключно в робочий час виставки.
Експонент має право придбати у організатора необхідну йому кількість офіційних запрошень, або розповсюджувати власні запрошення за умови обов’язкового узгодження з Організатором.
Робота на виставці
Організатор володіє повною юрисдикцією по відношенню всіх питань, пов’язаних з проведенням виставки. У часи роботи виставки співробітники Експонента обов’язково повинні знаходитися на замовлених Експонентом виставкових площах.
Користування виставковим обладнанням. При реєстрації відповідальна особа Експонента підписує технічний паспорт стенду, в якому вказується надане йому в користування виставкове обладнання. Експонент несе повну матеріальну відповідальність за це обладнання на орендованій площі. У випадку пошкодження або втрати виставкового обладнання Експонент зобов’язаний відшкодувати збитки Організатору. Експонент несе повну відповідальність за збитки, нанесені третій стороні (власнику приміщення, де проходить виставка) під час знаходження на території виставки: людям, інтер’єрам будівлі.
Техніка безпеки. Протипожежна безпека. Санітарія. Співробітники Експонента несуть повну відповідальність за дотримання правил з техніки безпеки, протипожежної безпеки та за виконання санітарно-гігієнічних норм в приміщенні, де проходить виставка. Під час реєстрації відповідальна особа Експонента та його співробітники будуть ознайомлені з „Інструкцією з техніки безпеки...”.
Рівень шуму. Експонент повинен дотримуватись правил проведення експозиційної роботи з рівнем шуму, що не заважає роботі інших експонентів. При надходженні скарг зі сторони інших експонентів на підвищений рівень звуку на стенді Експонента, Організатор має право відключити джерело звуку після одного попередження.
Торгівля на виставці. Експонент має право здійснювати торгівлю з свого виставкового стенду у відповідності до норм чинного законодавства України та за умови обов’язкового узгодження з Організатором.
Завершення роботи виставки
Після завершення роботи виставки Експонент здійснює демонтаж своєї експозиції самостійно або силами третіх осіб. У останньому випадку Експонент повинен повідомити про це Організатора. Експонент несе відповідальність за роботу третіх осіб на своєму стенді. Експонент не має права повністю або частково демонтувати свою експозицію до дати офіційного закриття виставки. Після завершення демонтажу експозиції Експонент зобов’язаний повернути Організатору орендовані виставкові конструкції та обладнання відповідно до технічного паспорту стенду.
Після цього Експонент отримує від Організатора перепустку на право виносу експонатів з території виставки. Якщо Експонент не здійснив демонтаж експозиції у визначений термін, Організатор не несе відповідальності за подальше її зберігання.
Митні послуги та експедиція
Організатор через уповноважену організацію забезпечує митне оформлення для тимчасового ввозу на територію України експозиційних вантажів для іноземних підприємств, які є експонентами на підставі Заявки на участь.
Всі наступні правові дії по митному оформленню, перебування вантажу на території України, його вивіз (або інше) відбуваються між Експонентом та уповноваженою організацією. Експонент може сам обирати собі партнера по вказаній процедурі з обов’язковим попередженням Організатора.
Страхування
До вартості участі у виставці, що сплачує Eкспонент, не входить оплата, пов’язана з страхуванням. Організатор рекомендує на добровільній основі Експоненту страхування всіх ризиків, пов’язаних з проведенням виставки. Організатор радить звертатись до уповноваженої страхової компанії, де встановлюються спеціальні тарифи для страхування на час проведення виставки.
Послуги ділового туризму
Всі послуги туристичного характеру: бронювання номерів у готелях, замовлення екскурсій, транспортних послуг, візова підтримка, зустріч в аеропорту, замовлення авіаквитків, перекладачі і тому подібне, Організатор рекомендує замовляти в уповноваженій туристичній агенції. Організатор не несе відповідальності за взаємодію Експонента з туристичним агентством. Експонент має право самостійно визначати організацію, що надає вище згадані послуги. Проблеми з візами, авіаквитками та інші туристичні проблеми не є підставою для розірвання Договору між Організатором та Експонентом.
Правові аспекти
Організатор та Експоненти звільняються від відповідальності у випадках, коли невиконання ними взятих на себе зобов’язань зумовлено форс-мажорними обставинами. Всі суперечки, що можуть виникнути між Організатором та Експонентом вирішуються шляхом переговорів або згідно чинного Законодавства України у судових органах.
Таблиця 1
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
